Pytanie: Pracuje od 6 lat w tej samej firmie. Rzadko zdarza mi się jakakolwiek nieobecność w pracy. Jednak w nocy ze środy na czwartek zmarła moja serdeczna przyjaciółka. Przyjaciółka była osobą samotną i byłam jedyną osobą upoważnioną do wglądu do jej dokumentacji medycznej , już w czasie jej choroby załatwiałam wszelkie urzędowe sprawy . Na mnie też spoczęła organizacja pogrzebu. Z samego rana (jeszcze przed rozpoczęciem pracy), zadzwoniłam do przełożonego i poinformowałam o całej sytuacji. Przeprosiłam za całą sytuację i powiedziałam, że niestety muszę wziąć urlop na żądanie. Przełożony zachowywał się jakby się obraził i powiedział, że „w ostateczności” się zgadza i, że powinnam go poinformować na piśmie. Czy faktycznie urlop na żądanie trzeba zgłaszać na piśmie? Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie pracownikowi?
Odnosząc się do przedstawionej przez Panią sytuacji, należy zauważyć, iż zagadnienie „urlopu na żądanie, reguluje art. 1672 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), zgodnie z którym, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Natomiast pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Przepis ten stanowi szczególny rodzaj uprawnienia pracownika w odniesieniu do 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Ich terminu nie ujmuje się w ustaleniach między pracownikiem, a pracodawcą, ani w planach urlopowych. Pracodawca ma obowiązek udzielenia tych 4 dni urlopu, na żądanie pracownika, zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu.
Co do formy zgłoszenia urlopu na żądanie, należy zauważyć, iż w kodeksie nie zostały prowadzone określone wymogi. W związku z powyższym, przyjmuje się, że pracownik może to zrobić w dowolny wybrany przez siebie sposób. Pracownik może zatem zgłosić skorzystanie z urlopu “na żądanie” ustnie, telefonicznie, czy nawet faksem lub sms-em, i nie ma obowiązku złożenia formalnego (pisemnego) wniosku.
Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Jednak jego istota wyraża się w obowiązku pracodawcy udzielenia na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.
W związku z powyższym to pracownik ma prawo zadecydowania o terminie wykorzystania części urlopu wypoczynkowego samodzielnie. Urlop na żądanie nie jest planowany i oznacza, że pracodawca musi pozostawić te czterech dni do dyspozycji pracownika.
Wracając do Pani pytania, urlop na żądanie charakteryzuje się tym, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi tego urlopu. W związku z powyższym, co do zasady, pracodawca nie może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie. Należy jednak pamiętać, że obowiązek udzielenia urlopu “na żądanie” nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Jeżeli jednak nie występują szczególne okoliczności, uzasadniające odmowę udzielenia prawnikowi przez pracodawcę urlopu na żądanie, to nieudzielenie tego urlopu będzie stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Bowiem zgodnie z treścią art. 282 § 1 pkt 2, ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.